為提高發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮公文在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制訂本制度。

　　一、本文所指的文件是指：

　　1、以協(xié)會(huì)名義向協(xié)會(huì)內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免及向協(xié)會(huì)以外的單位、團(tuán)體等發(fā)出的正式文件等;

　　2、以協(xié)會(huì)下設(shè)各分支機(jī)構(gòu)名義發(fā)出的文件。

　　二、公文種類及編號(hào)

　　1、協(xié)會(huì)內(nèi)部使用的公文種類主要包括：

　　(1)決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出的安排;任免和聘用管理人員;

　　(2)通知：適用與協(xié)會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)政府部門公文;發(fā)布規(guī)章制度;傳達(dá)要求各機(jī)構(gòu)執(zhí)行的事項(xiàng);

　　(3)通報(bào)：適用與表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況;

　　(4)報(bào)告;適用于下級(jí)部門向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反應(yīng)情況、提出意見(jiàn)或者建議、答復(fù)上級(jí)部門的詢問(wèn)等;

　　(5)請(qǐng)示：適用于下級(jí)部門向上級(jí)部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn);

　　(6)批復(fù)：適用于上級(jí)部門答復(fù)下級(jí)部門請(qǐng)示事項(xiàng);

　　(7)函：適用于不相隸屬的部門之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;

　　(8)會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng);

　　(9)決議：適用于公司會(huì)議議定的重要事項(xiàng);

　　(10)制度、管理辦法：適用于協(xié)會(huì)明確和規(guī)范各項(xiàng)具體工作。

　　2、文件編號(hào)

　　(1)對(duì)協(xié)會(huì)有重大影響的決議(定)、制度、辦法、通知等文，由綜合辦以協(xié)會(huì)紅頭文統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)，具體文件編號(hào)：ΧΧΧΧ[年份]序號(hào)。

　　(2)協(xié)會(huì)一般性的文件下發(fā)，以文件類別劃分，如：人事、通知、通報(bào)、決定等，全部由綜合辦統(tǒng)一編文號(hào)，如ΧΧΧΧ(通知)[年份]序號(hào)、ΧΧΧΧ(通報(bào))[年份]序號(hào)。

　　(3)簡(jiǎn)易(單)的通知、要求等文，無(wú)需編號(hào)，可以直接下發(fā)。

　　三、文件的簽署與蓋章

　　1、各分支機(jī)構(gòu)均無(wú)對(duì)外發(fā)文權(quán)限，對(duì)外發(fā)文只能以協(xié)會(huì)名義;

　　2、以協(xié)會(huì)紅頭發(fā)布的文件應(yīng)由會(huì)長(zhǎng)或秘書長(zhǎng)進(jìn)行簽署;收文部門必須簽字，以便存檔;

　　3、以協(xié)會(huì)名義發(fā)布的文件應(yīng)蓋協(xié)會(huì)公章;以分支結(jié)構(gòu)名義發(fā)出的文件應(yīng)蓋本部門印章。若因特殊情況需蓋協(xié)會(huì)公章，應(yīng)經(jīng)會(huì)長(zhǎng)同意。

　　4、協(xié)會(huì)綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)以協(xié)會(huì)名義發(fā)布的文件進(jìn)行編號(hào)及管理。

　　四、文件的發(fā)放與歸檔和銷毀

　　1、未經(jīng)相應(yīng)權(quán)限負(fù)責(zé)人審核同意的文件，一律不準(zhǔn)發(fā)放;所有發(fā)放文件，應(yīng)存檔保留;

　　2、以協(xié)會(huì)名義發(fā)放文件有綜合辦登記和歸檔，各分支機(jī)構(gòu)發(fā)文由發(fā)文機(jī)構(gòu)指定人員進(jìn)行登記和歸檔，歸檔部門應(yīng)存有所發(fā)文件的電子版本和該有印章的紙質(zhì)版。

　　3、沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。

　　五、執(zhí)行日期 本制度自協(xié)會(huì)正式成立之日起執(zhí)行

　　XXX行業(yè)協(xié)會(huì)籌備組

　　20XX年XX月XX日